Cara Mengambil Minit Mesyuarat

Menghantar minit mesyuarat selepas mesyuarat adalah idea yang bagus untuk memastikan ahli kumpulan berada di landasan yang betul. Minit mesyuarat bertulis yang ringkas menyaring intipati mesyuarat ke dalam perkara dan keputusan yang paling penting, dan berfungsi sebagai dokumen berguna untuk rujukan masa depan. 

Walaupun dalam sesetengah organisasi, seorang setiausaha atau orang yang dilantik bertugas untuk mengambil minit mesyuarat, kadangkala ia merupakan tanggungjawab yang dipindahkan daripada ahli kepada ahli. 

Jika diminta mengambil minit mesyuarat, jangan risau! Dengan sedikit penganjuran dan persediaan pra-mesyuarat, anda akan bersedia untuk tanggungjawab baharu anda.

Tugas pertama anda dalam mengambil minit mesyuarat ialah memastikan anda mengetahui nama dan gelaran setiap peserta. Anda mungkin meminta peserta menulis nama mereka pada khemah nama untuk diletakkan di atas meja untuk melihat dengan mudah siapa siapa semasa mereka bercakap. 

Anda juga mungkin menyediakan helaian log masuk untuk diluluskan setelah semua orang duduk di tempat duduk mereka. Buat lajur untuk nama, tajuk dan maklumat hubungan lain seperti alamat e-mel. Lulus helaian log masuk ini mengikut arah jam dan voilá! Rekod segera dan tepat tentang semua orang di mesyuarat itu.

Tentukan sama ada anda ingin mengambil minit mesyuarat bertulis tangan atau ditaip dan sediakan dengan sewajarnya, pastikan anda mempunyai pen yang mencukupi, kuasa bateri yang mencukupi atau salur keluar berguna untuk komputer anda. 

Adalah berguna untuk meminta salinan agenda mesyuarat, sebarang edaran atau pembentangan powerpoint lebih awal daripada masa untuk menyemak untuk pemahaman dan membiasakan diri dengan struktur mesyuarat. 

Tetapkan sama ada mesyuarat itu adalah sesi pembentangan, perbincangan atau membuat keputusan untuk mengenali dan mencatat dengan lebih baik apabila matlamat tersebut dicapai semasa mesyuarat.

Salah satu sebab bahawa minit mesyuarat kelihatan menakutkan adalah kerana ia kelihatan seperti ia dimaksudkan untuk menjadi permainan demi permainan yang tepat. Mereka tidak! Malah, nota mesyuarat yang sangat panjang seperti transkrip boleh memberi kesan sebaliknya, mengelirukan perkara paling penting di bawah segunung butiran. 

Sebaliknya, nota anda harus memberikan maklumat seperti mesyuarat yang mana ia diadakan dan tujuan yang dinyatakan, bila ia berlangsung, siapa yang hadir, topik yang dibincangkan, jenis keputusan yang dibuat, tindakan susulan yang akan diambil, oleh siapa, dan pada tarikh berapa, topik manakah yang ditinggalkan untuk mesyuarat akan datang, bila dan jika ada susulan, dan jenis bahan yang diedarkan.

Semasa mesyuarat, jangan takut untuk meminta penjelasan jika ada yang kurang jelas kepada anda. Jika anda perlu meminta ringkasan daripada kumpulan, lakukan jika masa mengizinkan. Setelah mesyuarat tamat, taip draf akhir minit secepat mungkin supaya maklumat itu segar dalam fikiran anda. 

Anda mungkin ingin menyemak minit dengan ketua mesyuarat untuk memastikan bahawa mereka benar-benar meringkaskan perkara utama. Cuba pastikan penulisan anda pendek dan tepat dan gunakan ayat dan titik peluru yang lengkap. Pastikan nota mesyuarat anda berbunyi profesional, dan jangan lupa untuk menggunakan semakan ejaan anda!

Walaupun mengambil minit mesyuarat kelihatan seperti tugas yang sukar, ingat bahawa jika anda membuat persediaan lebih awal dan tidak takut untuk meminta penjelasan, anda akan mengambil minit mesyuarat yang hebat yang akan menjadi aset kepada semua orang dalam kumpulan.

Kongsi :